Mode d'emploi

01Démarrer

Créer ton compte

Sur doteo.pro, clique sur Essai gratuit. Indique le nom de ton entreprise, ton nom, ton e-mail professionnel et un mot de passe d'au moins 8 caractères, coche l'acceptation des conditions générales, puis clique sur Créer mon compte.

Tu arrives directement dans l'application. Ton essai gratuit dure 14 jours, sans carte bancaire, avec toutes les fonctions. Tu reçois un e-mail de bienvenue. La personne qui crée le compte en est le titulaire.

Le premier écran

Tant qu'aucun salarié n'est enregistré, le tableau de bord affiche trois étapes et trois boutons : Ajouter un salarié, Paramètres et import Excel et Télécharger le modèle Excel. Un bandeau en haut indique les jours d'essai restants.

Le menu

Le bouton Nouvelle dotation, en haut à droite, est accessible depuis tous les écrans. Il n'apparaît pas pour un accès en lecture seule.

Sur téléphone et tablette

Dotéo fonctionne dans le navigateur, sans rien installer. Pour l'avoir comme une application, ouvre doteo.pro/app puis choisis « Ajouter à l'écran d'accueil » dans le menu du navigateur.

Se connecter

Sur doteo.pro, clique sur Se connecter et saisis ton e-mail et ton mot de passe. Tu restes connecté sur cet appareil pendant 60 jours, ou jusqu'à ce que tu cliques sur Se déconnecter dans Compte.

Mot de passe oublié : clique sur Mot de passe oublié ?, indique ton e-mail et ouvre le lien reçu. Il est valable 2 heures. Choisir un nouveau mot de passe te connecte et déconnecte tes autres appareils.

02Les salariés

Ajouter un salarié

Dans Salariés, clique sur Ajouter un salarié. Indique son nom et, si tu en utilises, son matricule. Le matricule est facultatif : il sert à reconnaître le salarié lors d'un import Excel et apparaît dans les exports. Deux salariés ne peuvent pas avoir le même matricule.

La fiche du salarié

Clique sur un nom pour ouvrir sa fiche. Elle a deux onglets, Outillage et EPI, avec toutes ses dotations et leurs totaux. Depuis la fiche :

• Ajouter une dotation ouvre le formulaire avec ce salarié déjà choisi ;
• Modifier le salarié change son nom, son matricule ou son statut ;
• Exporter la fiche télécharge sa fiche au format Excel ;
• Imprimer imprime la fiche ou l'enregistre en PDF.

Quand un salarié part

Ouvre Modifier le salarié et décoche « Salarié actif ». Il est archivé : il n'apparaît plus dans la liste des salariés à doter, mais son historique reste dans les totaux. Pour revoir les salariés archivés, coche Afficher les archivés dans Salariés.

Le bouton Supprimer n'existe que pour un salarié sans aucune dotation, par exemple créé par erreur. Un salarié qui a des dotations s'archive.

03Enregistrer une dotation

Une dotation correspond à une remise de matériel : un bon, une date, une catégorie, et une ou plusieurs lignes. Clique sur Nouvelle dotation en haut de l'écran, ou sur Ajouter une dotation depuis la fiche du salarié.

Clique sur Ajouter une ligne pour chaque article supplémentaire, puis sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer

Sur la fiche du salarié, clique sur Modifier à côté de la dotation. Le bouton Supprimer se trouve en bas du formulaire.

04Les doublons

Quand un salarié reçoit plusieurs fois le même article, seule la dotation la plus récente compte dans les totaux. Exemple : 10 forets en janvier, 20 en mars, 8 en septembre. Seuls les 8 de septembre sont comptés.

Deux lignes sont des doublons si elles concernent le même salarié, la même catégorie et le même article (même désignation, sans tenir compte des majuscules, des accents ni des espaces), quels que soient la référence, la quantité, le prix, le bon ou la date.

• Sur la fiche du salarié, toutes les lignes restent visibles. Les plus anciennes portent l'étiquette Doublon.
• Partout ailleurs (tableau de bord, salariés, recherche, par référence, exports), seule la plus récente est additionnée.
• Avec un filtre de période, l'article compte dans la période de sa dotation la plus récente.

Pour compter malgré tout une ancienne dotation (par exemple un deuxième casque bien réel), clique sur Compter quand même à côté de l'étiquette. Annuler revient en arrière. Attention : réimporter le fichier Excel de ce salarié efface ces choix.

05Retrouver l'information

Tableau de bord

En haut, les filtres Année, Mois et Catégorie, plus Société si tu en as déclaré plusieurs. Ils s'appliquent à tout l'écran et restent mémorisés sur ton appareil. Effacer les filtres les remet à zéro.

• La carte de totaux montre le montant global, réparti entre outillage et EPI.
• Par période donne les totaux par année, ou par mois quand une année est choisie. Clique une ligne pour filtrer sur cette période.
• Par salarié classe les salariés par montant. Le champ « Filtrer par nom ou matricule » réduit la liste et un clic ouvre la fiche.

Qui a quoi

Tape un outil, un EPI, une référence, un n° de bon ou un nom. Les lignes trouvées s'affichent pendant la frappe, avec le nombre de salariés concernés, la quantité et le montant total. Les filtres de période et de catégorie s'appliquent aussi. Clique une ligne pour ouvrir la fiche du salarié.

Par référence

Une ligne par article (même désignation), avec ses références fournisseur, la quantité distribuée, le montant et le nombre de salariés. Clique une ligne pour voir qui l'a reçu.

06Importer tes fichiers Excel

Si tu suivais déjà les dotations dans Excel, avec un fichier par salarié, tu peux tout reprendre d'un coup. Va dans Paramètres, partie Importer des fichiers Excel. Le bouton Télécharger le modèle donne un fichier vierge au bon format, et Format attendu rappelle les règles.

Déroulé

1. Clique sur Choisir des fichiers ou Choisir un dossier, ou glisse les fichiers dans la zone prévue.
2. Rien n'est encore envoyé : un aperçu liste les salariés reconnus, leurs montants et les remarques (date ou prix manquant, total Excel différent, doublons, fichier illisible).
3. Clique sur Importer pour valider, ou sur Annuler.

07Exporter en Excel

Dans Export, clique sur Télécharger l'Excel. Le fichier respecte les filtres de période et de catégorie choisis en haut de l'écran, et contient :

• la synthèse par salarié (outillage, EPI, total) ;
• le détail de toutes les lignes d'outillage ;
• le détail de toutes les lignes d'EPI ;
• les totaux par article ;
• une feuille de synthèse par société, si tu en as déclaré plusieurs.

Avec plusieurs sociétés, chaque société a son propre fichier, et Télécharger l'Excel global les regroupe toutes. Comme dans les totaux, seule la dotation la plus récente de chaque article compte.

La fiche d'un salarié s'exporte depuis sa page avec Exporter la fiche, au même format que le modèle d'import : tu peux la corriger dans Excel et la réimporter.

08Plusieurs sociétés ou agences

Cette partie est facultative. Sans société déclarée, tous les salariés sont regroupés sous le nom de ton entreprise et rien ne concerne les sociétés dans l'application.

Si tu gères plusieurs sociétés, agences ou établissements, ajoute-les dans Paramètres, partie Sociétés ou agences, avec Ajouter une société, puis Enregistrer les sociétés. Les totaux, les filtres et les exports sont alors séparés par société. Un salarié est rattaché :

1. à la société choisie sur sa fiche, dans Modifier le salarié ;
2. sinon, à la société dont un préfixe correspond au début de son matricule : avec le préfixe AB, le matricule AB12-034 y est rattaché, et si deux préfixes conviennent, le plus long l'emporte ;
3. sinon, à la société unique s'il n'y en a qu'une ;
4. sinon, à « Sans société ».

Les préfixes sont facultatifs, et une société peut en avoir plusieurs, séparés par des virgules. Paramètres signale les salariés sans société et propose de créer la société correspondant aux lettres de tête de leur matricule.

09Ton équipe et les accès

Inviter un collègue

Dans Compte, partie Utilisateurs, saisis l'e-mail de ton collègue, choisis Accès complet ou Lecture seule, puis clique sur Envoyer l'invitation. Il reçoit un lien valable 7 jours pour choisir son nom et son mot de passe. Les invitations en attente s'affichent sous la liste et peuvent être annulées. Le nombre d'utilisateurs n'est pas limité.

Une adresse e-mail ne peut appartenir qu'à un seul compte Dotéo.

Qui peut faire quoi

Changer un accès ou retirer quelqu'un

Dans la liste des utilisateurs, change l'accès avec le menu de la ligne : la personne est déconnectée et se reconnecte avec ses nouveaux droits. Retirer lui supprime tout accès, sans toucher aux données. Le titulaire garde toujours l'accès complet et ne peut pas être retiré.

Ton profil

Dans Compte, partie Mon profil, tu peux changer ton nom et ton mot de passe. Changer de mot de passe déconnecte tes autres appareils.

10Essai et abonnement

Après l'essai gratuit de 14 jours, l'abonnement coûte 29,90 € par mois, tout compris : salariés, utilisateurs et sociétés illimités. Il est sans engagement. TVA non applicable, article 293 B du CGI.

S'abonner

Clique sur S'abonner dans le bandeau, ou sur M'abonner maintenant dans Compte. Le paiement se fait par carte sur la page sécurisée de Stripe, puis tu reviens dans Dotéo. Si tu t'abonnes pendant l'essai, tu ne perds aucun jour : le premier prélèvement a lieu à la fin de l'essai.

Gérer l'abonnement

Dans Compte, Gérer l'abonnement et les factures ouvre ton espace Stripe : changer de carte, télécharger les factures, résilier. La résiliation prend effet à la fin du mois déjà payé.

Les e-mails que tu reçois

• Le message de bienvenue, à l'inscription.
• Si tu n'es pas abonné : un rappel 3 jours avant la fin de l'essai, puis un message quand il est terminé.
• Un message si un paiement est refusé.
• Les liens d'invitation et de nouveau mot de passe, quand tu les demandes.

11Tes données et la sécurité

Sauvegardes

Une copie de tes données est faite automatiquement chaque jour où elles sont modifiées, et juste avant chaque import ou restauration. Les copies sont gardées 60 jours. Elles sont listées dans Paramètres, partie Sauvegardes, avec Télécharger et Restaurer. Restaurer remplace les données actuelles, après en avoir fait une copie.

Récupérer tes données

Télécharger toutes les données donne une copie complète au format .json, que Restaurer un fichier permet de recharger. C'est possible à tout moment, même après la fin de l'essai.

Sécurité

• Chaque entreprise a ses propres données, inaccessibles aux autres comptes.
• Les mots de passe sont enregistrés chiffrés : personne ne peut les lire, pas même l'éditeur.
• Après 10 essais de connexion ratés, la connexion à ce compte est bloquée 15 minutes. « Mot de passe oublié » reste disponible.

Supprimer le compte

Le titulaire peut supprimer le compte dans Compte, partie Supprimer le compte, en recopiant le nom de l'entreprise pour confirmer. Toutes les données, sauvegardes comprises, sont effacées définitivement, et l'abonnement est résilié. Télécharge tes données avant.

12Questions fréquentes

Un même bon contient de l'outillage et des EPI. Comment le saisir ?

Saisis deux dotations avec le même n° de bon et la même date : une en Outillage, une en EPI. L'avertissement sur le n° de bon déjà utilisé est normal dans ce cas.

Un salarié a vraiment reçu deux casques. Pourquoi le premier n'est-il pas compté ?

Dotéo considère par défaut qu'une nouvelle dotation remplace la précédente pour le même article. Clique sur Compter quand même à côté de l'ancienne ligne sur la fiche du salarié.

Mon import affiche « Matricule et nom introuvables ».

La cellule B1 de la première feuille doit contenir le matricule (avec au moins un chiffre), un tiret, puis le nom, par exemple 1042 - Jean DUPONT. Tu peux aussi nommer le fichier de la même façon.

Un collègue n'a pas reçu son invitation.

Demande-lui de regarder dans ses indésirables. Sinon, renvoie-la en saisissant à nouveau son adresse dans Utilisateurs : l'ancienne invitation est remplacée.

Je ne peux plus rien modifier.

Soit ton accès est en lecture seule (le badge en haut indique « Lecture seule ») et un administrateur du compte peut le changer, soit l'essai ou l'abonnement est terminé (badge « Essai terminé ») et il faut s'abonner depuis Compte.

Comment joindre l'éditeur ?

Écris à contact@simplementconnecte.fr.